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Digitale Ordnung als Basis der Büroordnung

Gerade während der letzten 1.5 Jahre haben wir vermehrt Zeit in unserem Büro zu Hause verbracht. Stunden, ja wenn nicht tagelang sitzen wir in diesen vier Wänden und arbeiten, organisieren, strukturieren und engagieren wir uns. Das Wort Homeoffice ist keine Modeerscheinung mehr, sondern wurde zum Alltag. Gerade wenn wir sehr viel Zeit an einem Ort verbringen merken wir schneller, wenn uns etwas stört. So habe ich in den letzten zwei Monaten vermehrt Anfragen für die privaten Büroräumlichkeiten erhalten. Meine KundInnen haben keine Lust mehr ihr Chaos hin und her zu schieben und möchten gerne geordnet arbeiten können und nach getätigter Arbeit einen ordentlichen und organisierten Arbeitstisch verlassen, an welchem sie aber gegebenenfalls noch eine Rechnung bezahlen müssen oder einen persönlichen Brief verfassen wollen.




Bei meinen Ordnungscoachings im Bereich des des Büros treffe ich oft bergeweise Stapel an Papier an, da liegen die Rechnungen zwischen den Steuerunterlagen, das neuste Mindmap einer Sitzung und die Krankenkassenunterlagen der Kinder liegen wirr umher. Klar, dass man da nichts mehr findet und die Lust diese Stapel zu beseitigen eher klein ist. Hier helfe ich gerne - denn eines habe ich in meiner "Ordnungskarriere" bisher gelernt. Wenn das Büro geordnet ist, dann sind wir eine grosse Last los, wir finden die wichtigen Dokumente schnell und einfach, wir wissen genau wo unsere Garantiebelege sind und wir haben die Steuern innerhalb kürzester Zeit erledigt. Ein geordnetes Büro führt zu weniger Stress, Kosten und spart uns einiges an Zeit ein.


Nun stellst du dir vielleicht viele Ordner vor, in welche dann alle die Belege eingeordnet werden oder ein Hängeregister mit den wichtigsten "Abteilungen". Unser Papier raubt uns sehr viel Platz - materieller Platz, aber auch gedanklicher Platz. Zumindest dem materiellen Platz kann ich Abhilfe verschaffen. Meine persönliche Basis der Ordnung im Büro ist die digitale Ordnung:


  • Digitale Ordnung führt dazu, dass du schnell und einfach deine wichtigsten Dokumente findest

  • Digitale Ordnung ermöglicht dir haufenweise Papier loszuwerden - Platz zu sparen, die wichtigsten "physischen" Belege schnell einzuordnen und zu Verhindern, dass sich keine Papierstapel mehr bilden.

  • Digitale Ordnung macht deinen Kopf frei - denn du musst keine Angst mehr haben, dass du einen wichtigen Garantieschein verloren hast oder dass du den Beleg für deine Steuerunterlagen aus Versehen in den Müll geworfen hast

Du siehst, die digitale Ordnung kann dir einiges erleichtern und hilft die Ordnung zu machen in deinem Büro. Hierzu möchte ich dir gerne ein paar Tipps geben, wie du ganz einfach und nachhaltig eine digitale Ordnung auf deinem Computer erstellen kannst.


Tipp 1: Unterteile Privat und Geschäftlich auf deinem Computer wie auch beim physischen Ablegen. Dies hilft dir einfach deine Unterlagen zu finden und auch eine Work-Life-Balance mit Homeoffice zu erreichen.


Tipp 2: Mache Untergruppen wie z.B. Wohnen, Steuern oder einzelne Ordner für deine Kinder. Überlege dir, wie du die physischen Ordner machen würdest und mache so auch deine digitalen Ordner.


Tipp 3: Alle Unterlagen, welche nicht dringend im Original (z.B. Diplome) geführt werden müssen, wie z.B. Rechnungen oder Protokolle scannst du ein. Dafür gibt es verschiedenste Apps (z.B. Scan Hero (Werbung/unbezahlt). Dadurch kannst du diese gleich ins Altpapier legen und wirst deine Papierstapel los.


Tipp 4: Mache max. 7 Ordner und jeweils max. 7 Unterordner. Man geht davon aus, dass das Gehirn diese Anzahl an Begriffen gut differenzieren kann und du musst nicht runterscrollen um alle Ordner sehen zu können.


Tipp 5: Benenne deine Dokumente jeweils mit derselben Struktur jedoch klar unterschiedlich. So kannst du z.B. eine Krankenkassenprämienrechnung vom 21. Mai 2021 deiner Tochter Maja wie folgt benennen: 2021_05_21_Visana_Prämienrechnung Maja. Wenn du dann z.B. eine Rechnung desselben Tages für den Autoservice hast, kannst du diese wie folgt benennen: 2021_05_21_Citroen_Service-Rechnung. So siehst du immer welche die aktuellsten Dateien sind (oft stimmen die angegebenen Daten beim Abspeichern nicht mit überein, da man teilweise etwas an der Datei ändert und es so zu Überschreibungen kommen kann.


Tipp 6: Lege alle Belege/Dokumente etc. immer gleich digital ab, wenn du sie bezahlt hast, erledigt hast oder wenn sie mit der Post kommen und entsorge sie danach. Hierfür musst du für dich den richtigen Zeitpunkt festlegen (einmal pro Woche oder jeweils gleich wenn die Belege kommen spielt hier keine Rolle, ABER es sollten regelmässige eher kurze Intervalle sein.)



Fazit: Digitale Ordnung erleichtert dein Leben und lässt dich viel Papier loslassen.


ABER:

  • Digitale Ordnung braucht Routine - gibt dir Zeit, um diese Routinen in deinem Alltag einziehen zu lassen und führen diese in kleinen Schritten ein. Für eine Routine braucht der Mensch durchschnittlich 30 Tage, bis sie "intus" ist. Lass dich nicht stressen.

  • Plane dir beim ersten Ausmisten und Digitalisieren genügend Zeit ein. Oft braucht es mehrere Tage, bis du die Grundordnung erstellt hast, danach geht es jedoch sehr einfach und du sparst viel Zeit ein.

  • Lass dich nicht Ablenken von der weiten Welt des Internets. Stelle das WLAN aus, damit du nicht abgelenkt wirst - du wirst sehen, es fällt dir einfacher.


Und nun ganz viel Spass beim Digitalisieren, Ordnen und Strukturieren und danach beim Loslassen der Papierberge. Brauchst du Hilfe? Ich unterstütze dich gerne dabei. Manchmal fällt es zu Zweit leichter.


Deine Lisa

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